10 Vanliga Fel att Undvika När du Arrangerar Möte under kommande åren
Att boka en
kan vara en komplex procedur med många föränderliga delar. Från att fastställa ändamålet till att slutligen genomföra evenemanget finns det mängder av avgöranden att ta. Olyckligtvis är det vanligt att hamna snett på vägen. Genom att vara kunnig om och undvika några typiska fallgropar kan du ändå bevara både timmar och ekonomi, reducera pressen och i synnerhet förbättra möjligheterna för en verkligt väl genomförd och ihågkommen konferens. Här är tio typiska misstag du bör se upp med när du förbereder ditt nästa event.
1. Otydligt Ändamål och Målsättning
Att dyka omedelbart i lokaljakten utan att först ha helt klart för sig vad evenemanget ska resultera i är ett typiskt fel. I avsaknad av klara mål blir det svårt att avgöra om en lokal eller ett schema verkligen är passande.
Hur förebygger du det:
Innan du gör något ytterligare, definiera ändamålet med din konferens. Vad vill du att besökarna ska känna, lära sig eller göra i efterhand? Formulera specifika och mätbara intentioner. Låt dessa mål sedan dirigera ditt val av mötesplats och programinnehåll.
2. Att Ej Identifiera Sin Publik
En lokal och ett upplägg som är optimalt för en skara kan vara helt fel för en annan. Att inte förstå gästernas behov och förväntningar kan orsaka svagt engagemang och missbelåtenhet.
Så undviker du det:
Utforska så mycket som möjligt om din målgrupp. Vilka är de? Vad har de för förkunskaper och preferenser? Vilka är deras specifika behov gällande till exempel åtkomst och digital utrustning?
3. Ignorera Budgeten
Att bli betagen i en fantastisk lokal utan att ha koll på den totala kostnaden, eller att helt enkelt sakna en strukturerad finansiell ram från start, är en oundviklig väg mot monetära bekymmer.
Så förhindrar du det:
Etablera en omfattande budget för konferensen i ett begynnande stadium. Medräkna alla tänkbara kostnader – platskostnaden, digitala hjälpmedel, mat och dryck, föreläsare, material, reklam och en post för plötsliga avgifter.
4. Försenad Planering
Många väntar för länge med att säkerställa sin konferenslokal. Effekten blir ofta ett reducerat val, dyrare priser och att man kanske inte får de perioder man helst önskar.
Så undviker du det:
Inled planerings- och bokningsprocessen i förväg, särskilt om ni vill ha välbesökta arenor eller under toppsäsong. 6-12 månaders framförhållning är inte sällsynt för större evenemang.
5. Att Ej Göra en Noggrann Lokalinspektion
Fotografier och presentationer på en hemsida kan vara attraktiva, men de ger sällan hela bilden. Att boka en plats utan att ha inspekterat den (eller åtminstone gjort en noggrann digital inspektion) är riskabelt.
Hur undviker du det:
Inspektera alltid de lokaler som är era favoriter. Om ett fysiskt granskning är ogörligt, be om en grundlig virtuell genomgång. Lär dig vad du ska fokusera på under ett lokalbesök.
6. Ignorera Den tekniska utrustningen
Att förutsätta att all nödvändig teknologisk utrustning som Wi-Fi, AV-apparatur eller funktioner för blandade möten finns på plats och fungerar utan störningar kan orsaka betydande svårigheter på evenemangsdagen.
Hur förebygger du det:
Detaljera tydligt era digitala krav för evenemanget då ni begär offerter. Kontrollera noggrant vad som ingår, vilka avgifter som adderas och vilken teknisk assistans som tillhandahålls. Om möjligt, testa kritisk utrustning i god tid.
7. Förbise Det Detaljerade i Kontraktet
Ett undertecknat överenskommelse är ett förpliktande kontrakt. Att inte omsorgsfullt läsa igenom alla betingelser, särskilt gällande avbokningsregler, ändringskostnader och vad som sker vid oväntade omständigheter, kan bli mycket dyrt.
Hur förebygger du det:
Läs varje paragraf i avtalet noga. Formulera frågor om allt som är otydligt. För komplexa och mer invecklade tillställningar kan det vara rådligt att låta en rättslig expert kontrollera överenskommelsen.
8. Dålig Dialog med Anläggningen
Otillräcklig eller otydlig kommunikation med konferenslokalens personal inför och under konferensen kan leda till missförstånd, felaktiga leveranser och överflödig press.
Så förhindrar du det:
Skapa en effektiv och tydlig kommunikation med er ansvarige på lokalen. Verifiera alla detaljer och beslut dokumenterat. Ha återkommande avstämningar.
9. Underskatta Matens och Fikats Betydelse
Otillfredsställda och uttorkade deltagare är sällan tillfredsställda gäster. Att dra ner på mat och mellanmål, eller att ignorera olika matpreferenser, kan försämra den allmänna uppfattningen markant.
Hur förhindrar du det:
Se förtäring som en central del av konferensupplevelsen. Välj förplägnad med noggrannhet, tillhandahåll olika alternativ och säkerställ att det finns goda val för gäster med specialkost och överkänslighet.
10. Ingen Reservplan
Även den noggrannaste planeringen kan drabbas av plötsliga problem – en presentatör blir sjuk, utrustningen krånglar, eller vädret slår om vid ett friluftsevenemang.
Så förebygger du det:
Upptäck potentiella sårbarheter för just er evenemang. Ha en alternativ plan för de mest kritiska aspekterna, utan hänsyn till om det handlar om backup-presentatörer, kompletterande teknisk support eller backup- inomhusaktiviteter.
Slutsats
Att organisera en konferens är en berikande men utmanande uppgift. Genom att kringgå dessa vanliga fel bygger du en stabil bas för ett tillställning som utöver att når sina intentioner utan också ger gästerna en tillfredsställande och ihågkommen upplevelse. Tillämpa den här listan som en kontrollista i din egen planeringsprocess – lycka till!